Manajemen transportasi (transportation management) dan distribusi adalah layanan jasa yang diciptakan untuk meningkatkan efisiensi transportasi agar menjangkau wilayah secara luas.
Melalui layanan tersebut Anda bisa mengirimkan barang menggunakan berbagai transportasi hingga mencapai tujuan. Namun seringkali dalam proses pengiriman barang, terjadi kesalahan yang membuat kedua pihak rugi.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, inovasi pun mulai bermunculan yaitu dengan menciptakan produk TMS yang dapat membantu pendistribusian lebih aman. Selain aman untuk pendistribusian, TMS adalah teknologi unggulan yang dapat mengelola sistem pengiriman lebih efektif. Sebelum mengenal TMS lebih jauh, sebaiknya ketahui dulu apa fungsi dari manajemen transportasi.
Daftar Isi
Fungsi Manajemen Transportasi
Tingginya berbagai kebutuhan masyarakat dalam jumlah besar mempengaruhi manajemen transportasi dan distribusi beroperasi aktif di Indonesia.
Melalui kegiatan pendistribusian tersebut, berbagai kebutuhan sandang dan pangan masyarakat akan terpenuhi.
Pada dasarnya manajemen transportasi ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu:
- Transportation management dalam industri atau perusahaan
- Transportation management dalam masyarakat atau public transport
Maka dari itu peran manajemen transportasi sangatlah penting, sehingga membuat sebagian orang bergantung pada sistem ini dalam kehidupan sehari-harinya. Transportation management merupakan pengelolaan moda transportasi yang digunakan oleh berbagai perusahaan maupun masyarakat.
Pengiriman dalam jumlah besar, seringkali dibutuhkan oleh perusahaan untuk menunjang kegiatan operasionalnya, sehingga kehadiran transportation management sangat penting dalam meningkatkan efektivitas pengiriman logistik perusahaan.
Manajemen transportasi memiliki prinsip dalam menciptakan pelayanan yang tinggi terhadap pelanggan, sehingga dapat dilihat dari tingkat service yang dicapai seperti:
- Kecepatan pengiriman barang
- Kesempurnaan barang sampai ke tangan tujuan
- Pelayanan purna jual yang memuaskan
Dengan menggunakan transportation management yang baik, semua barang akan dikirimkan dengan selamat.
Permasalahan Manajemen Transportasi
Transportation management berperan aktif dalam menjaga keselamatan barang pelanggan untuk mencapai tujuan. Tak hanya itu saja , jika Anda masih menggunakan sistem lama saat mengirimkan barang, maka dikhawatirkan rentan terjadi permasalahan.
Berikut ini masalah yang akan terjadi jika tidak mengikuti standar manajemen sistem transportasi sekarang:
Tracking yang Tidak Jelas
Perlu dimaklumi jika dulu manajemen transportasi tidak menggunakan alat tracking. Tentu saja hal ini dipengaruhi oleh faktor keberadaan teknologi yang belum maju seperti sekarang. Masalahnya, pengirim dan penerima harus menunggu kedatangan barang tanpa mengetahui letak dimana keberadaannya. Maka dari itu jika Anda masih tidak menggunakan sistem tracking, kemungkinan masyarakat akan ragu dengan perusahaan Anda. Pasalnya sistem tracking akan membantu Anda mengetahui riwayat pengiriman secara real time dari awal pengiriman hingga berada di tangan penerima.
Terjadi Kesalahan Data
Kesalahan data seringkali menjadi penyebab adanya pertikaian, entah itu lupa pencatatan, human error, time-consuming, dan lainnya. Jika Anda masih memasukan data secara manual, dikhawatirkan adanya kesalahan memasukkan data menjadi ganda. Hal tersebut bisa menjadi kacau jika dilakukan secara terus menerus, akibatnya kerugian akan timbul satu persatu.
Rekap yang Tidak Efektif
Dengan tidak mengikuti standar manajemen transportasi saat ini, Anda membutuhkan waktu berjam-jam untuk merekap dan analisis hasil dari data kendaraan. Memasukan data melalui excel dengan report yang begitu banyak, tentu hanya membuang-buang waktu saja. Pasalnya Anda memerlukan tenaga kerja lebih untuk mengurus reporting, sehingga akan berpengaruh pada pengeluaran biaya perusahaan.
Kesalahpahaman Kedua Belah Pihak
Akan muncul kesalahpahaman antara pengirim dan penerima yang disebabkan oleh ketidakjelasan pengawasan barang. Anda tidak akan mendapatkan informasi secara real time, seperti status pembayaran, detail order, dan lokasi supir saat ini, sehingga kondisi ini sangat rentan adanya tindakan kejahatan.
Keuntungan TMS Bagi Transportasi
TMS atau transportation management system adalah teknologi canggih khusus transportasi yang diciptakan untuk mengurangi kesalahan dari manusia. Dengan menggunakan TMS di armada Anda, maka semua data akan terekam secara akurat. Tak hanya itu, dengan menggunakan TMS Anda akan diberikan notifikasi otomatis dan update secara real time.
Inilah keuntungan menggunakan transportation management system:
Meningkatkan Pelayanan Pada Pelanggan
Melalui transportation management system, pelanggan dapat mengetahui informasi tracking secara real time, mengetahui proses pick up, detail order, status pembayaran hingga notifikasi secara otomatis. Pelanggan tidak lagi bertanya-tanya kapan barang akan sampai, karena sudah terlihat jelas di dashboard mereka.
Meningkatkan Produktivitas
Semua data yang terekam oleh TMS akan diolah dalam bentuk laporan, untuk membuang informasi yang tidak perlu, Anda bisa filter dengan informasi yang penting saja. Agar mencegah terjadinya spamming, laporan pengiriman dapat diatur sesuai jadwal yang ditentukan.
Dengan adanya fitur yang sudah terintegrasi, maka beban pekerjaan Anda akan lebih berkurang. Hal ini sangat membantu pelaku bisnis, terutama perusahaan logistik yang besar, Anda hanya perlu fokus pada pengembangan dan peningkatan perusahaan saja.
Mengurangi Biaya Operasional
Kegiatan yang padat dan produktivitas yang tinggi, terkadang membuat perusahaan lupa dengan hal kecil seperti perpanjang STNK, SIM, KIR, ganti oli, dan lain-lain, sehingga jika melewati batas waktunya, urusan akan tambah panjang, hal ini akan mengganggu proses pengiriman sehingga banyak pekerjaan yang tertunda.
Maka dari itu jika armada Anda menggunakan TMS, semuanya akan berjalan lancar karena terdapat control system yang dapat mengingatkan perusahaan melalui pesan Email.
Laporan Data Transparan
Jika Anda menggunakan TMS yang memiliki fitur lengkap, Anda dapat mengetahui kinerja armada secara real-time. Pasalnya, Anda tidak perlu repot lagi memasukan data secara manual ke excel. Memasukan data secara manual seringkali menimbulkan kesalahan, sehingga bisa menyebabkan kesalahpahaman. Secara otomatis TMS akan mengumpulkan data kendaraan seperti biaya operasional, data maintenance, keuntungan/kerugian kendaraan, dan lainnya.
Produk TMS Terbaik dari McEasy
McEasy adalah perusahaan penyedia solusi digital berbasis SaaS yang berfokus pada manajemen transportasi dalam pelacakan kendaraan logistik.
TMS McEasy sudah terintegrasi dengan GPS sensor dan API untuk menangani logistik mulai dari penanganan order, alokasi armada, pemantauan barang, hingga pengelolaan kontrak pelanggan.
TMS kami adalah produk terbaik yang memiliki 4 kelebihan modul diantaranya:
- Order Management, membantu meningkatkan pengelolaan perusahaan dalam proses pemesanan, pemeriksaan persediaan hingga melacak pemesanan.
- Maintenance Management, membantu pemeliharaan operasional kendaraan dengan mengingatkan perusahaan melalui Email atau Telegram.
- Customer Management, membantu pelanggan mendapatkan akses ke web portal untuk melihat history pengiriman barang.
- Analytics Reports & Dashboard, memberikan visualisasi data dengan cepat serta menganalisis performance dan pembuatan laporan terkait order, pengiriman dan kendaraan.
Itulah 4 kelebihan modul TMS dari McEasy yang memiliki fitur terbaik, untuk informasi selengkapnya Anda bisa mengunjungi halaman produk TMS.
