Purchase Order Management: Pengertian dan Manfaatnya

Diperbarui: 30 Jun


Pembelian dan pengadaan adalah bagian penting dari bisnis. Oleh karena itu, sebaiknya tidak dilakukan dengan teknik pen-paper. Kesalahan manual dan error dapat menyebabkan kerugian yang besar bagi perusahaan. Hal ini harus dilakukan dengan cara yang terorganisir dan otomatis. Manajemen pesanan pembelian dapat digunakan untuk menghindari masalah ini, tetapi pertama-tama, mari kita bahas beberapa dasar!


Apa itu Procurement atau Pengadaan?

Procurement atau pengadaan adalah tindakan memperoleh barang atau jasa dari sumber eksternal (vendor). Kegiatan ini dilakukan untuk kepentingan bisnis. Dalam proses ini, klien mencari beberapa aspek seperti kualitas, kuantitas, waktu, dll.


Proses pengadaan memungkinkan perusahaan untuk menghindari segala bentuk penipuan atau penipuan. Proses pengadaan membuat pembelian suatu produk dilakukan dengan cara yang benar.


Kegiatan pengadaan dapat dibagi menjadi 2 kategori:


Pengadaan Langsung

Ini adalah pengadaan terkait Produksi; itu adalah bagian dari produk jadi seperti bahan baku. Ini dapat mempengaruhi manajemen rantai pasokan.


Pengadaan Tidak Langsung

Ini adalah pengadaan yang tidak terkait dengan produksi, dianggap sebagai bagian seperti perlengkapan kantor standar, servis alat berat.


Menurut Statista,


"Pasar pengadaan aplikasi perangkat lunak akan menghasilkan total pendapatan sekitar 5,59 miliar dolar AS pada tahun 2020. Pasar ini diproyeksikan akan mengalami ekspansi yang lambat namun stabil di tahun-tahun mendatang, dengan tingkat pertumbuhan tahunan konstan sebesar 2,6 persen.”


Apa itu Purchase Order atau Pesanan Pembelian?


Purchase order atau pesanan pembelian adalah dokumen resmi dari pembeli ke penjual. Ketika stok saat ini hampir habis atau jika stok baru diperlukan atau item tertentu diperlukan, maka pesanan pembelian dibuat.


Ini mencakup rincian seperti produk atau layanan yang mereka butuhkan dan kuantitas (jika berlaku) & kapan akan dikirimkan dan lokasi! Pembelian adalah bagian penting dari bisnis. Hal ini memungkinkan organisasi untuk mendapatkan produk lebih awal dan pembayaran dapat dilakukan kemudian.


Dengan perangkat lunak permintaan pembelian otomatis, Anda dapat membuat atau mengubah pesanan pembelian. Anda juga dapat menganalisis biaya dan riwayat pesanan pembelian.


Selain itu, Anda juga dapat melihat ringkasan lengkap dan detail perangkat lunak. Selain itu, status setiap perintah kerja dapat dilihat di perangkat lunak ini. Selanjutnya, Anda dapat menghapus pesanan yang tidak diinginkan atau tidak diperlukan lagi!


Bagaimana Proses Purchase Order?


Di mana permintaan pembelian berakhir, itu adalah awal dari pesanan pembelian! Proses pesanan pembelian dimulai dengan pembuatan pesanan pembelian dan setelah pembelian itu, persetujuan dikirim ke manajer untuk melihat apakah ada perubahan menit terakhir. Dalam proses ini, anggaran dan kualitas diperiksa.


Kemudian pesanan pembelian diterima oleh pemasok dan dokumen pesanan pembelian ini dirujuk ketika salah satu pihak memiliki masalah.


Di bawah ini kami telah menyebutkan langkah-langkah proses pesanan pembelian:


1. Pembuatan Purchase Order

Pesanan pembelian dikirim ke vendor & vendor mendapatkan detail dari dokumen pesanan pembelian. Hal ini juga membantu vendor untuk membuat faktur.


2. Persetujuan Vendor

Jika vendor setuju dengan pesanan pembelian maka vendor akan mengirimkan pengakuan kepada klien. Jika vendor ingin membuat beberapa perubahan dalam pesanan pembelian maka vendor akan berkomunikasi dengan klien dan kemudian mengakuinya.


3. Pembelian Tercatat & Pengiriman PO

Ketika vendor & klien menyepakati suatu istilah yang dikenal sebagai kontrak yang mengikat. Setelah itu vendor akan mengirimkan pesanan pembelian. Kedua belah pihak akan merekam data.


4. Persetujuan Pembayaran

Saat produk diterima maka Good Received Note (GRN) dikirimkan ke vendor. Terakhir, pembayaran dilakukan ke vendor.


Apa itu Purchase Order Management?

Purchase order management atau manajemen pesanan pembelian adalah proses internal organisasi untuk mengelola pesanan pembelian. Ini memastikan bahwa satu-satunya pembelian yang diperlukan dilakukan, bukan tidak perlu. Itu membuat karyawan produktif dan memastikan bahwa biayanya dibenarkan. Beberapa organisasi memiliki departemen yang dirancang dengan baik dan mapan untuk hal yang sama.


Namun, langkah-langkah proses pesanan pembelian yang ditampilkan di atas mungkin berbeda dari satu organisasi ke organisasi lain.


Bagaimana Software Purchase Order Management dapat Membantu?


Software Purchase Order Management Memberikan Beberapa Manfaat :


1. Pemantauan Waktu Nyata

Dengan Manajemen Pesanan Pembelian, Anda Dapat Melihat Kemajuan Secara Real-Time. Fitur Ini Membantu Memperlancar Pesanan Pembelian. Itu Melacak Pembelian dan Peringatan Setiap Kali Pembaruan Terjadi.


2. Manajemen Pesanan Pembelian

Dari Melacak Permintaan Pembelian hingga Membuat Pesanan Pembelian. Perangkat Lunak Ini Memiliki Formulir Otomatis dan Menghemat Waktu Karyawan Karena Tidak Perlu Mencari Formulir Secara Online. Perangkat Lunak Ini Menyederhanakan Proses dan Membuat Orang Penting Tetap Terhubung. Manajer Dapat Melacak Setiap Pesanan Pembelian.


3. Manajemen Faktur & Tagihan

Untuk Meningkatkan Kecepatan Prosedur Ada Template Yang Disediakan. Lebih penting lagi, Ini Mengurangi Penggunaan Metode Kertas yang Rentan terhadap Kesalahan Manusia. Perangkat Lunak Ini Juga Melacak Pembayaran & Penagihan Jadi Ini Memberitahu Sebelumnya Tentang Hal Yang Sama.


4. Manajemen Vendor

Software Ini Dapat Mengintegrasikan Semua Informasi dan Dokumentasi Yang Berhubungan Dengan Supplier. Software Ini Memungkinkan Anda Untuk Melihat Kinerja Vendor. Anda Juga Dapat Melihat Ulasan & Peringkat Vendor.


5. Keamanan Data

Software Ini Berbasis Cloud Jadi Anda Tidak Perlu Khawatir Dengan Keamanan Data. Yang Harus Anda Ketahui Keamanan Data Bukan Tanggung Jawab Anda. Tidak Peduli Seberapa Sensitif & Diklasifikasikan Data Anda, Itu Akan Diamankan dan Disimpan dengan Cara Terenkripsi.


Kesimpulan


Penting untuk melacak pengeluaran dan perangkat lunak ini membantu mengendalikan pengeluaran. Ini menghilangkan proses manual sehingga mengurangi kemungkinan penipuan. Procurement & purchase order sebagian besar diabaikan oleh karyawan dan tidak ada yang memperhatikan.


Tetapi mereka penting bagi organisasi dan mereka tidak dirawat dengan baik jika tidak, hal itu dapat berdampak pada garis bawah organisasi. Perangkat lunak manajemen aset dapat menangani proses pengadaan dan pesanan pembelian.


Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)


1. Apa itu permintaan pembelian?

Permintaan pembelian adalah dokumen di mana seorang karyawan atau departemen memiliki beberapa permintaan untuk melakukan pekerjaan kantor. Kemudian karyawan mengirimkan permintaan ke manajer kemudian manajer menyetujui kemudian permintaan pindah ke departemen permintaan setelah mereka menyetujui, proses pembelian dimulai.


2. Apa saja 3 dokumen utama yang digunakan dalam proses pembelian?

3 dokumen utama yang digunakan dalam proses pembelian adalah Request for Information (RFI), Request for Proposal (RFP), dan Request for Quotation (RFQ). Masing-masing memiliki tujuan yang berbeda.


3. Apa itu GRN?

GRN adalah singkatan dari Good Received Note. Artinya barang telah diterima dari pemasok. GRN penting untuk departemen pengadaan.