Proof of Delivery: Pengertian, Manfaat dan Keuntungannya

Apa itu Proof of Delivery?

Proof of delivery (PoD) adalah bentuk tanda terima pengiriman yang menegaskan penerima barang telah menerima barang yang benar. Tanda terima ini, atau tagihan konfirmasi, digunakan ketika penerima barang ingin mengembalikan barang, atau mengajukan klaim kerusakan. Dalam bentuk PoD yang paling dasar, pengemudi pengiriman akan mengumpulkan tanda tangan dari penerima, dengan tanggal dan waktu ketika penerima menerima paketnya.

Bukti pengiriman idealnya juga menyertakan alamat penerima dan deskripsi paket atau barang.

Sebagai istilah industri, proses PoD berlaku untuk pengiriman kargo dan kargo. Di sini kita akan meninjau manfaat, kegunaan, dan fitur PoD untuk pengiriman barang seperti komoditas dan barang dagangan.

Mengapa PoD penting?

PoD menjadi bagian penting dari proses penjualan dan memastikan rantai pasokan berfungsi. Ini juga terhubung langsung dengan pendapatan. Ketika suatu barang meninggalkan toko, bisnis, atau gudang, bukti pengiriman adalah yang memberikan akuntabilitas ujung ke ujung antara pengirim dan penerima.

Dengan memantau kondisi fisik produk PoD:

• Memastikan penerima yang tepat menerima barang dari pengirim yang tepat (sangat penting jika pembeli bukan penerima barang)
• Dapat mengidentifikasi kapan dan di mana terjadi kesalahan dalam hal pengiriman yang terlewat atau klaim kerusakan (misalnya paket dikirim dengan kerusakan atau dalam kondisi buruk)
• Membantu menyelesaikan sengketa klaim pengiriman, terutama dengan transaksi e-commerce

Biasanya pengemudi atau kurir menunjukkan dokumen pengiriman untuk disetujui oleh penerima, dengan tanda tangan ini yang menyatakan bahwa semua barang kiriman yang diharapkan ada dan tidak rusak. Bukti pengiriman ini memberi penjual dokumentasi yang diperlukan untuk memverifikasi pemenuhan pesanan dan akurasi faktur.

Apa yang berubah dengan PoD?

Konsep “penanggungjawab” bukanlah hal baru. Bukti proses pengiriman kembali ke tahun 1800-an ketika avis de reception atau pengakuan atas tagihan penerimaan — digunakan secara luas untuk memastikan pengiriman dokumen hukum dan keuangan yang penting. Namun nilai PoD saat ini jauh melampaui pengumpulan tanda tangan.

Berkat peningkatan adopsi eCommerce global, volume pengiriman pengiriman terus meroket setiap tahun. Namun di AS, laporan menunjukkan bahwa lebih dari 11 persen pengiriman tahunan hilang, rusak, atau salah kirim — dan pada tahun lalu, 64 persen pemimpin rantai pasokan melaporkan mengalami peningkatan masalah pengiriman.

Kebutuhan untuk mengganti atau mengembalikan dana suatu barang bukanlah satu-satunya biaya bisnis. Konsumen saat ini mengharapkan pengalaman pengiriman yang mudah, terjangkau, dan berkualitas. Penelitian menunjukkan bahwa pengalaman pengiriman yang positif memotivasi konsumen untuk membeli lagi dari pengecer yang sama di masa mendatang. Jika ada masalah pengiriman, kemungkinan besar akan beralih ke pesaing — dan memberi tahu teman mereka tentang pengalaman negatif tersebut.

Bukti pengiriman membantu menjembatani kesenjangan ini. Elemen penting dalam pelacakan dan visibilitas jarak tempuh terakhir, ini memastikan bahwa kondisi paket sesuai dengan harapan penerima barang; itu merampingkan proses penagihan, dan dapat melindungi bisnis dari klaim sengketa.

POD elektronik meningkatkan manfaat ini lebih jauh. Menggunakan solusi pengiriman ritel digital akan membantu pengecer memenuhi permintaan konsumen yang terus meningkat untuk memperkuat produktivitas, efektivitas biaya, dan pengalaman pelanggan dalam prosesnya.

Apakah ada kelemahan pada bukti proses pengiriman?

Bukti pengiriman telah berkembang dalam penerapannya, mendukung pengiriman suara untuk pengangkut dan pengirim. Yang mengatakan, bukti pengiriman tradisional berbasis kertas memiliki keterbatasan.

Hardcopy PoD:

1. Mengandalkan proses manual dengan banyak ruang untuk kesalahan, seperti tulisan tangan yang tidak terbaca, kesalahan, dan dokumen yang hilang
2. Melibatkan tugas yang berulang dan memakan waktu yang dapat mengurangi efisiensi pengemudi
3. Mempersulit untuk menyesuaikan fungsi pengiriman untuk pengiriman tertentu atau penerima tertentu
4. Membatasi komunikasi real-time dan akurat dengan penerima

Kendala ini menambah risiko pada proses pengiriman bisnis, mengancam potensi keuntungan. Tetapi mereka juga mengkompromikan kemampuannya untuk menskalakan operasi sambil menjaga efisiensi dan margin keuntungan tetap tinggi.

Itulah sebabnya bukti pengiriman elektronik, atau digital, semakin populer di semua industri. Dengan proses digitalisasi, pengirim memanfaatkan otomatisasi untuk mendukung hasil yang lebih baik. Adapun pengalaman penerima barang? Dari keterlibatan yang lebih baik hingga lebih sedikit kesalahan dalam pengiriman informasi, peningkatan kepuasan penerima barang dimasukkan ke dalam perangkat lunak berdasarkan desain.

Apa itu electronic PoD?

Bukti pengiriman elektronik membantu mengatasi tantangan pengiriman yang terlalu umum ini. Pengirim menerima nomor pelacakan untuk memantau rute paket saat keluar untuk pengiriman dan selanjutnya berhasil dikirim. Ketika pengemudi atau kurir tiba di alamat pengiriman, penerima barang menandatangani barang tersebut secara digital.

Solusi digital ini menghilangkan kebutuhan akan tanda terima pengiriman hardcopy, mendorong alur kerja yang lebih efisien. Pelanggan juga menerima salinan bukti pengiriman secara real-time yang umumnya melalui email atau SMS/pesan teks untuk meningkatkan transparansi dan komunikasi dalam setiap pemenuhan pesanan.

Manfaat bukti pengiriman elektronik

Proses pengiriman bukti berbasis kertas tidak dibuat untuk memenuhi permintaan pengiriman saat ini. Dengan peningkatan efisiensi yang disediakan oleh sistem pengiriman bukti digital, perusahaan mendapatkan fungsi yang mereka butuhkan untuk mengakomodasi pasar yang berkembang ini, meningkatkan penjualan mereka.

Manfaat alat ini meluas ke seluruh proses pengiriman, memberikan pengalaman bebas gesekan di semua titik kontak pesanan.

Mengurangi atau menghilangkan dokumen

Bukti kesalahan pengiriman kertas tidak hanya membuat penerima frustrasi; mereka membuat frustrasi pengemudi, dan operator, juga, dan dapat dengan cepat menghasilkan pendapatan yang hilang. Tanda tangan bisa ternoda; tanda terima hardcopy dapat menyebabkan kerusakan atau hilang. Tanda tangan elektronik mengubah semua ini.

Keakuratan faktur bukti pengiriman oleh sistem digital

Dengan perangkat lunak bukti pengiriman, operator atau pengecer dapat ‘membuktikan’ proses pengiriman dan menghindari masalah ini, mengurangi kebutuhan untuk mengkredit pengirim atau mereplikasi pesanan melalui lacak balak yang tidak jelas.

Mengoptimalkan alur kerja dan produktivitas

Sebuah kejenuhan dokumen fisik mengasapi proses internal. PoD elektronik secara signifikan meringankan beban backend. 4 Cara Electronic POD mendorong efisiensi backend yang lebih baik.

1. Menggantikan kebutuhan untuk entri data manual
2. Secara digital dan otomatis mentransmisikan informasi antar sistem, meningkatkan produktivitas faktur
3. Mengotomatiskan komunikasi pelanggan sesuai kebutuhan, seperti dengan pemberitahuan pra-pengiriman
4. Meningkatkan efisiensi pengemudi, mengurangi waktu yang dihabiskan pengemudi di setiap lokasi

Sistem e-POD yang komprehensif juga mendukung manajemen armada secara total. Ini memungkinkan operator (atau pengecer dengan armada internal) untuk mendigitalkan dan mengotomatisasi proses seperti pengiriman dan pengoptimalan rute, mengatur pendekatan terbaik berdasarkan kebutuhan unik bisnis. Misalnya, perangkat lunak manajemen armada yang tepat mempertimbangkan berbagai faktor untuk menentukan manajemen pengiriman yang paling strategis. Ini mencakup variabel umum seperti efektivitas biaya dan kecepatan serta menetapkan armada terbaik, menilai waktu puncak, dan mempertimbangkan aspek-aspek seperti perencanaan muatan.

Mendukung ketersediaan informasi secara real-time

Dengan mengatur semua detail pengiriman dalam satu sistem pusat, POD elektronik tidak hanya memudahkan tugas internal tetap berjalan. Mereka mengirimkan semua informasi ini secara real time.

Ini berarti bahwa operator pengiriman, pengecer atau perusahaan transportasi dapat segera meninjau data pelanggan untuk membuat faktur, menyelesaikan keluhan atau masalah penerima, mengirimkan pesanan pengganti, dan menjadwal ulang pengiriman sesuai kebutuhan.

Pengemudi juga mendapatkan akses ke detail lengkap dan terkini yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pengiriman. Ini membantu memastikan akurasi dalam setiap pemenuhan pesanan — termasuk perubahan terbaru atau instruksi pengiriman khusus. Karena lebih banyak pengecer berbagi kendaraan angkutan LTL untuk mengirimkan sejumlah kecil paket kepada konsumen, visibilitas pada tingkat pesanan ini sangat penting.

Meningkatkan delivery experience

Konsumen memiliki berbagai pilihan pembelian yang tersedia tepat di ujung jari mereka — menghasilkan siklus harapan yang semakin tinggi. Perusahaan yang menawarkan pengalaman yang dapat diandalkan dan dipersonalisasi adalah mereka yang mendapatkan bagian terbesar dari loyalitas audiens mereka.

Sistem PoD elektronik menawarkan layanan yang merupakan kunci retensi pelanggan. Ini sangat dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, pelanggannya, industri, jenis pengiriman, dan banyak lagi. Misalnya, operator dapat meningkatkan interaksi dengan setiap pengirim dan penerima melalui pemberitahuan pengiriman yang dipersonalisasi, pelacakan, dan komunikasi pasca pengiriman. Sistem PoD digital juga dapat meningkatkan pengelolaan setiap pesanan atau perubahan pengiriman, secara proaktif menangani masalah pelanggan potensial.

Di bagian belakang, PoD elektronik atau digital memungkinkan Anda menyederhanakan pemecahan masalah dengan akses tim dukungan instan ke semua detail penerima. Jika barang rusak pada saat kedatangan, pengemudi pengiriman dapat menggunakan aplikasi driver dengan PoD untuk secara otomatis mengubah pesanan penerima. Penerima hanya menandatangani item yang tersisa dan pengembalian dana langsung tercermin di akun mereka. Untuk barang yang rusak, aplikasi terbaik juga mengawasi manajemen inventaris, sehingga paket yang relevan dengan mulus kembali ke toko atau pusat distribusi.

Meningkatkan efisiensi operasional dan pengemudi

Sistem pengiriman bukti digital mengatasi tantangan yang juga dapat mengurangi akurasi pengiriman, seperti:

1. Perubahan pada detail pelanggan yang terjadi setelah pembelian
2. Kesalahan pengemudi, dari detail pengiriman yang tidak tepat hingga tulisan tangan yang tidak terbaca
3. Sengketa tentang kerusakan paket atau kelengkapan pesanan

Alat ini mempersenjatai driver dengan detail terbaru yang mereka butuhkan untuk memenuhi harapan pelanggan sekaligus mengurangi beban kerja mereka. Perangkat lunak yang tepat mengotomatiskan bukti persyaratan pengiriman, sehingga pengemudi dapat mengumpulkan apa yang mereka butuhkan sambil menjaga proses seefisien dan setransparan mungkin. Ini menangkap stempel waktu, koordinat GPS, dan unggahan foto item saat dikirimkan, meningkatkan ketertelusuran pengiriman untuk mengurangi kemungkinan perselisihan pelanggan dan meningkatkan kepuasan dengan akurasi yang transparan.

Mendorong penetapan dan pemantauan tujuan berbasis data

Dengan semua informasi pengiriman ditangkap dan dikirimkan ke konsol manajemen pusat, sistem bukti pengiriman elektronik atau digital secara langsung mendukung pertumbuhan bisnis.

Tim dapat memanfaatkan kumpulan data yang kuat ini untuk mengoptimalkan operasi, menganalisis indikator kinerja utama untuk menemukan masalah dan peluang yang sama. Ini dapat membantu meningkatkan kinerja operator di seluruh siklus hidup pengirimannya, memanfaatkan informasi pengiriman untuk menginformasikan berbagai proses:

1. Memodifikasi rute pengiriman
2. Mengelola jadwal dan istirahat pengemudi
3. Menyatukan alur kerja antar departemen, depot, dan pengemudi
4. Menyesuaikan operasi dengan kebutuhan pelanggan individu
5. Mengakomodasi periode permintaan pengiriman yang berat sambil memastikan konsistensi
6. Meningkatkan manajemen stok dan inventaris

Bagaimana bukti pengiriman ePoD digunakan?

Software pengiriman bukti elektronik atau digital dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi pengemudi, layanan tingkat tinggi, dan pertumbuhan berskala dengan mendukung:

1. Tugas harian yang lebih sederhana dari proses langkah demi langkah untuk pengemudi hingga dokumen internal yang lebih sedikit
2. Visibilitas yang real-time yang membantu mengelola ekspektasi secara proaktif
3. Komunikasi yang ditingkatkan dengan pembaruan otomatis, pemberitahuan, dan ePOD pasca pengiriman
4. Faktur yang lebih mudah, lebih cepat dengan akurasi total, membatasi risiko keuangan

Kustomisasi platform POD juga memungkinkan penyelarasan operasional yang mulus dengan kebutuhan industri atau perusahaan tertentu. Ini termasuk fungsionalitas yang memungkinkan seseorang untuk memilih jangka waktu pengiriman mereka sebelum checkout, atau yang memungkinkan penerima menjadwalkan sendiri pengiriman mereka ketika cocok untuk mereka; fungsionalitas yang secara otomatis merutekan pengiriman untuk beberapa pemberhentian dengan efisiensi optimal (dengan asumsi itu termasuk aplikasi perencana rute ), dan yang mengurangi kemacetan dengan memantau driver masuk, aktivitas gudang atau toko, dan lokasi penerima — dan menyinkronkan alur kerja ini.

Dengan sistem yang komprehensif ini, bisnis mempertahankan produktivitas dan presisi yang lebih besar di seluruh cakupan proses pengiriman tradisional. Ini juga berfungsi untuk memperluas kapasitas penjual untuk menyediakan layanan seperti:

Pengiriman tanpa kontak

Entah itu karena masalah kesehatan atau jadwal tempat kerja, proses tanda tangan manual adalah titik kesulitan utama bagi penerima barang dan pengemudi. Electronic PoD sebagai layanan mendukung pengiriman tanpa kontak, memungkinkan pengemudi memenuhi harapan pelanggan tanpa kontak tatap muka.

Penjemputan di jalan (COD)

Dengan proses PoD digital, tim penjemputan di tepi jalan dapat memindai item saat daftar pesanan pelanggan disiapkan. Saat pelanggan tiba, rekanan memvalidasi ID pesanan mereka dan mengumpulkan bukti pengiriman digital, yang mengonfirmasi bahwa semua barang yang dibeli tiba di kendaraan pelanggan.

Pengiriman bahan makanan yang lebih baik

Sistem digital juga mendukung industri pengiriman bahan makanan yang berkembang pesat saat ini. PoD digital memungkinkan pedagang untuk melacak siklus hidup transportasi produk dari toko ke depan pintu konsumen. Mereka juga membantu dalam memantau rantai dingin. Fungsionalitas ini membantu memastikan kualitas barang segar dan didinginkan saat diangkut dalam kendaraan pengiriman tanpa kontrol suhu.

Pengembalian, pembatasan, dan substitusi yang disederhanakan

Bukti pengiriman elektronik membangun kepercayaan bagi pengirim dan penerima barang. Tetapi dengan potensi penyesuaiannya, ini juga meningkatkan efisiensi di seluruh proses seperti perubahan pesanan dan pengembalian.

Misalnya, aplikasi driver dengan fungsi bukti pengiriman seluler dapat disesuaikan untuk masing-masing pedagang. Hal ini memungkinkan pengecer untuk menawarkan pengganti untuk barang-barang yang kehabisan stok yang dapat diterima atau ditolak pelanggan secara otomatis selama pengiriman. Jika pelanggan menolak substitusi, platform memproses aliran penolakan sehingga barang dapat kembali ke toko dengan mulus. Pelanggan juga dapat menolak barang yang rusak saat pengiriman, hanya menandatangani bagian pesanan yang mereka terima.

Demikian pula, ini memungkinkan pemantauan untuk item yang dibatasi usia seperti pesanan alkohol atau rokok, memulai pengembalian pesanan otomatis jika usia pelanggan tidak dapat diverifikasi. Dalam setiap kasus, sistem lacak balak digital yang kuat memastikan bahwa produk tiba di tujuan yang diinginkan dan bahwa akun pelanggan dikreditkan secara akurat untuk mencerminkan setiap penolakan, penggantian, dan pengembalian.

Tingkatkan layanan pengiriman Anda dengan bukti pengiriman elektronik

Bukti digital dari sistem pengiriman membantu menutup kesenjangan dalam proses pengiriman. Tetapi manfaat teknologi ini melampaui keamanan berlapis besi yang disediakan oleh bukti pengiriman elektronik. Dengan mengganti proses manual yang tidak efisien, fungsi perangkat lunak mendukung produktivitas operasional dan kepuasan pelanggan yang lebih baik.

Dari perencanaan rute yang optimal hingga pelacakan data secara real-time, operator atau armada jarak jauh dapat memperluas sumber dayanya sambil memastikan harapan pelanggan terpenuhi jika tidak terlampaui. Itu karena fleksibilitasnya tidak hanya berlaku untuk mil terakhir pengiriman. Ini meningkatkan efisiensi di seluruh siklus hidup pemenuhan pesanan.

Juga mudah untuk mengintegrasikan bukti elektronik perangkat lunak pengiriman langsung ke dalam alur kerja Anda. Sistem mendukung kustomisasi yang luas, jadi tidak perlu mengubah proses. Ini dengan mulus masuk ke dalam operasi saat ini, memperkuat praktik tersebut untuk mengoptimalkan dampak.

Yang dibutuhkan perusahaan untuk memulai adalah memiliki aksesibilitas ponsel cerdas atau tablet untuk pengemudi pengirimannya, dan platform berbasis cloud yang mengelola dan mengoordinasikan detail pengiriman yang komprehensif.

Hubungi tim McEasy untuk melihat bagaimana perangkat lunak bukti pengiriman elektronik dapat menyelaraskan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda dan mengoptimalkan hasil.