Pergudangan logistik adalah istilah yang digunakan untuk menamai serangkaian kegiatan yang menjamin kuantitas dan kualitas proses logistik.
Walaupun namanya pergudangan, kegiatan yang termasuk dalam pergudangan logistik tidak hanya sekedar menyimpan barang di dalam gudang atau mengeluarkannya saja.
Selanjutnya, artikel ini akan membahas lebih lengkap tentang kegiatan pergudangan dalam bidang logistik yang terstruktur dan sangat diperlukan supaya prose logistik bisa berjalan dengan lancar.
Pergudangan Logistik
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, pergudangan logistik adalah serangkaian kegiatan yang menjadi bagian dalam proses logistik.
Dalam prosesnya, pergudangan meliputi beberapa proses seperti di bawah ini:
● Penerimaan
● Penyimpanan
● Pemeliharaan
● Pendistribusian
● Pengendalian
● Pemusnahan
● Pelaporan
● Perencanaan
● Pengorganisasian
● Pengendalian teknis dan administratif
Semua rangkaian di atas harus dilakukan secara berkesinambungan supaya sistem kerja proses logistik dalam sebuah organisasi bisa terjamin kualitasnya.
Prosedur Pergudangan Logistik
Urutan prosedur dalam pergudangan logistik cukup panjang, dan semuanya harus dilakukan secara sistematis. Berikut adalah rinciannya:
1. Penerimaan
Prosedur yang pertama dalam pergudangan logistik adalah proses penerimaan logistik di gudang atau ruang penyimpanan. Selain menerima barang secara fisik, diperlukan juga proses lainnya seperti:
- Pendataan dan pengecekan kembali supaya kondisi dan jumlah logistik sesuai
- Pencatatan dalam bentuk dokumen administratif sebagai bukti yang nantinya bisa dipertanggungjawabkan oleh petugas yang menangani
Penerimaan ini adalah prosedur yang pertama dan salah satu yang terpenting dalam rangkaian pergudangan logistik. Ada banyak risiko kesalahan yang bisa terjadi pada saat penerimaan barang logistik, dan kesalahan di sini bisa mempengaruhi berjalannya prosedur-prosedur selanjutnya.
2. Penyimpanan
Setelah barang logistik diterima, prosedur selanjutnya adalah menyimpannya di gudang atau ruang penyimpanan. Proses penyimpanan ini juga tidak bisa dilakukan sembarangan karena harus mengikuti aturan tertentu yang diperlukan. Semua barang logistik yang disimpan haruslah ditempatkan dalam kondisi yang:
- Sesuai dengan denah yang sudah disepakati sebelumnya
- Aman dari risiko pencurian, gangguan secara fisik, pencemaran secara kimiawi dan biologis, dan kebakaran
- Ditata dengan mengikuti aturan standar pergudangan
Semua aturan di atas harus dipenuhi supaya logistik yang disimpan kualitas dan kuantitasnya tidak rusak selama dalam penyimpanan serta bisa mudah ditemukan jika suatu saat dibutuhkan, bahkan oleh petugas yang tidak bertugas menerima atau menyimpan barang.
3. Pemeliharaan
Prosedur yang selanjutnya adalah pemeliharaan. Prosedur ini meliputi segala tindakan yang dilakukan untuk merawat, memelihara, dan menjaga supaya semua barang logistik tetap terjamin kondisinya selama dalam penyimpanan.
Dalam praktiknya, ada 3 prinsip yang harus dipenuhi dalam melakukan pemeliharaan, yaitu:
a. FEFO atau First Expired First Out
Prinsip ini bisa diartikan bahwa logistik yang akan pertama kali mendekati atau mencapai masa kadaluarsa harus dikeluarkan lebih dulu dari ruang penyimpanan atau gudang. Untuk bisa memenuhi prinsip ini, biasanya barang-barang yang datang lebih dulu dan mempunyai waktu kadaluarsa yang lebih dekat akan ditempatkan di area depan atau yang lebih mudah dijangkau.
Tujuannya adalah supaya petugas yang datang tidak salah mengambil barang lain yang baru datang. Cara ini bisa digunakan untuk barang-barang logistik yang sejenis atau yang memiliki penggunaan sama.
b. FIFO atau First In First Out
Prinsip selanjutnya ini bisa dihubungkan dengan prinsip sebelumnya, yaitu FEFO. Prinsip FIFO artinya adalah barang yang masuk pertama haruslah jadi yang pertama keluar. Walaupun tidak selalu begitu, prinsip FIFO ini didasarkan pada anggapan umum bahwa barang-barang yang datang duluan biasanya juga diproduksi duluan sehingga memiliki masa kadaluarsa yang lebih awal.
c. 5R
Prinsip yang terakhir adalah 5R yang berarti Ringkas, Rapi, Resik atau bersih, Rawat, dan Rajin. Ringkas artinya menyingkirkan barang-barang logistik yang sudah tidak digunakan sehingga tidak memenuhi gudang. Rapi artinya menata dan meletakkan barang-barang logistik secara teratur dan sistematis.
Resik artinya adalah memastikan semua barang logistik dan seluruh area gudang tetap terjaga kebersihannya. Rawat artinya melakukan prosedur standar perawatan secara berkala dan Rajin artinya adalah menjadikan prinsip 5R ini sebagai kebiasaan yang dilakukan secara kontinu.
4. Pendistribusian
Prosedur pergudangan yang keempat adalah pendistribusian. Prosedur ini meliputi kegiatan pengeluaran dan pengiriman atau penyerahan barang logistik kepada penerima. Supaya proses pendistribusian ini bisa berjalan dengan sistematis, diperlukan adanya bukti atau tanda terima yang bisa disepakati bersama oleh kedua belah pihak.
5. Pengendalian
Prosedur pergudangan logistik yang selanjutnya adalah pengendalian yang merupakan kegiatan pengawasan yang dilakukan setelah dan pada saat proses pendistribusian. Pengendalian ini diperlukan untuk memastikan semua proses pengeluaran barang-barang logistik bisa berjalan dengan akurat, akuntabel, dan seefektif mungkin.
Dalam pelaksanaannya, pengendalian bisa dilakukan oleh petugas yang berwenang dengan menggunakan formulir atau data yang sudah terlampir sebagai acuan.
6. Penghapusan
Penghapusan adalah prosedur yang terakhir dalam rangkaian proses pergudangan logistik. Seperti namanya, penghapusan adalah kegiatan pemusnahan barang-barang logistik berdasarkan aturan yang berlaku.
Kegiatan penghapusan ini termasuk bentuk pertanggungjawaban kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku dan bertujuan untuk menghindari pencemaran lingkungan. Selain itu, dengan adanya kegiatan penghapusan, beberapa sumber pengeluaran jadi bisa dikurangi, seperti biaya penyimpanan dan pemeliharaan.
Prosedur penghapusan tidak bisa dilakukan sembarangan, penghapusan haruslah dilakukan sesuai dengan tata cara sebagai berikut:
- Pembuatan daftar nama barang-barang logistik yang akan dihapus beserta alasan penghapusan
- Pemisahan barang logistik yang rusak dan kadaluarsa sampai waktu pemusnahan
- Pelaporan kepada atasan mengenai daftar barang-barang yang akan dihapus
- Pembentukan panitia penghapusan logistik dengan SK atau Surat Keputusan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
- Pembuatan berita acara penghapusan dan melaporkannya pada pejabat yang berwenang
- Pelaksanaan kegiatan penghapusan dan pemusnahan
