Memahami Order Management dan Hubungannya dengan Order Fulfillment


Apa itu order management?

Order management adalah proses menerima, memenuhi, dan melacak pesanan pada tingkat yang sesuai dengan harapan pelanggan. Proses order management terdiri dari beberapa bagian yang bergerak dan perlu bekerja sama agar bisnis Anda tetap berjalan seperti jarum jam.


Memiliki proses yang terencana dengan baik untuk mengelola pesanan tidak hanya akan membantu memberikan pengalaman pelanggan yang positif tetapi juga memberi Anda insight tentang berbagai aspek bisnis Anda. Ini dapat membantu Anda menghemat waktu dan uang dengan memungkinkan Anda memprediksi permintaan, meminimalkan kesalahan pemenuhan, dan membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data.


Order management mencakup banyak proses dan alur kerja. Memiliki pemahaman holistik tentang cara mengelola pesanan Anda dan alat apa yang tersedia sangat penting dalam memberikan pengalaman pelanggan yang positif.


Order Management System

Order Management System(OMS) adalah perangkat lunak, proses, atau platform yang membantu Anda mengelola pesanan dari setiap saluran penjualan dan mengoordinasikan proses fufillment di semua titik kontak pelanggan Anda.


Padadasarnya Order Management System digunakan untuk melakukan proses pencatatan order ke dalam sebuah basis data agar mempermudah pelaku usaha untuk melakukan trackingat aupun reporting tentang transaksi penjualan yang telah dilakukan.


Pesanan bisa datang dari bisnis, pelanggan ataupun keduanya tergantung produk

apa yang menjadi pilihan.


Sumber Order atau Pesanan

Di dunia sekarang ini, pelanggan tidak lagi membeli produk dari satu saluran atau perangkat. Mereka menjelajah dan membeli di ponsel, di dalam toko, dan melalui berbagai pasar online seperti eBay dan Amazon. Banyak dari saluran ini sudah terpasang di toko Anda.


Toko Online

Untuk sebagian besar bisnis, toko online akan menjadi sumber utama untuk pembuatan order. Banyak layanan penyedia toko online yang mobile friendly dan menyertakan best practice terbaru untuk memaksimalkan konversi Anda.


Point of Sales (POS)

Integrasi dengan POS memungkinkan Anda dengan mudah membuka pop-up shop menggunakan inventory online atau POS inventory Anda tanpa perlu mengelola dua katalog yang terpisah.


Marketplace

Marketplace seperti Tokopedia, dan dan Shopee adalah tempat sebagian besar konsumen memulai pencarian produk.


Media sosial


Integrasi sistem penjualan dengan Facebook, Instagram, dan TikTok memungkinkan Anda dapat dengan cepat terdaftar di beberapa jaringan, sekaligus dapat mengontrol inventaris, pemrosesan, dan pemenuhan dari satu sumber.


API

Koneksi dengan API membuat Anda bekerja lebih cepat karena dapat melakukan multichannel order ke dalam satu sistem utama. Koneksi ini akan mengurangi kesalahan input karena pencatatan order dilakukan secara otomatis oleh sistem.


Contohnya, software Transportation Management System (TMS) dari McEasy telah mendukung koneksi API ke software akuntansi Accurate, sehingga input order di Accurate akan secara otomatis akan diteruskan ke sistem TMS.


Modul pada Order Management System


Di dalam suatu Order Management System terdapat beberapa modul-modul yang digunakan untuk mendukung sistem ini di antaranya adalah:


1. Informasi Produk

Di dalam OMS produk adalah hal yang utama, dimana transaksi penjualan akan terjadi apabila terdapat transaksi penjualan dimana pelanggan akan memilih produk ataupun jasa yang mereka inginkan untuk dibeli.


2. Informasi Pelanggan

Pencatatan informasi pelanggan juga tidak kalah penting, informasi pelanggan akan sangat berguna ke depannya bagi para pelaku usaha.


3. Pencatatan Order

Pencatatan order di dalam Order Management System merupakan tahapan merekam data ke dalam basis data, data-data yang direkam umumnya adalah data pelanggan beserta dengan produk apa saja yang dipilih oleh pelanggan tersebut.


4. Pemrosesan Order

Pemrosesan order pada OMS dilakukan untuk menindaklanjuti pesanan yang sebelumnya datang dari para pelanggan ataupun user.


5. Invoice

Invoice merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan penagihan pembayaran

terhadap pelanggan, pemilik usaha dapat membuat dan mencetak invoice untuk pelanggan.


Order Fulfillment

Jika order management adalah proses menerima, memenuhi, dan melacak pesanan, maka order fulfillment adalah proses menerima, memproses, dan mengirimkannya. Order fulfillment dapat dikelola dengan beberapa cara berbeda:


1. Dropshipping

Dropshipping adalah metode order fulfillment di mana Anda tidak perlu menyimpan stok atau melakukan fulfillment secara in-house. Dengan dropshipping, ketika toko Anda menjual produk, Anda mengirim pesanan itu ke pemasok pihak ketiga, yang kemudian memenuhi dan mengirimkan pesanan tersebut ke pelanggan.


2. Self-fulfillment

Self-fulfillment adalah tempat Anda mengelola proses fulfillment, mulai dari menyimpan inventaris hingga melakukan packing dan mengirimkannya. Ini dapat dilakukan di luar rumah Anda, toko, atau gudang.


3. Fulfillment Services

Third-party logistics (3PL) menangani semua aspek proses pemenuhan pesanan atas nama Anda. Mereka akan mengurangi beban Anda, membiarkan Anda memfokuskan waktu dan energi Anda pada sisa bisnis Anda. Mereka akan menangani penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman inventaris Anda.