ERP adalah sistem yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai kegiatan operasional pada sebuah perusahaan.
Sistem ERP mampu mengumpulkan dan mengatur informasi bisnis utama dan membantu perusahaan menjalankan operasi yang efektif dan efisien.
Sangat cocok digunakan oleh perusahaan yang sudah maju maupun yang masih berkembang seperti UMKM.
Sebagian besar professional pasti sudah tidak asing dengan istilah ERP, tetapi tak sedikit yang tidak tahu fungsi dan manfaat ERP ini untuk bisnis mereka.
Nah, artikel ini akan menjelaskan apa pengertian, cara kerja, jenis, hingga manfaat ERP untuk perusahaan.
Pengertian ERP
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning, yaitu proses pengumpulan dan pengorganisasian data bisnis melalui rangkaian software yang terintegrasi.
Pada dasarnya, ERP adalah aplikasi yang mengotomatisasi proses bisnis, mengontrol, dan mengumpulkan masukan dari berbagai data. Data tersebut meliputi data akuntansi, manufaktur, rantai pasokan, penjualan, pemasaran dan sumber daya manusia (SDM).
Setelah informasi dikompilasi dalam database pusat, para atasan sebuah perusahaan dapat mengetahui bagaimana cara untuk memberdayakan mereka. Mulai dari menganalisis berbagai strategi, menemukan metode untuk peningkatan proses, dan menghasilkan peningkatan efisiensi demi tercapainya tujuan perusahaan.
Hal tersebut juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya dan produktivitas karena perlu lebih sedikit waktu untuk menggali data yang dibutuhkan. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat meningkatkan pemberdayaan sumber daya bisnis, baik itu untuk keperluan produksi maupun kepegawaian.
Sejarah Perkembangan ERP
Dari pengertian software ERP di atas, ada baiknya Anda mengetahui sejarah perkembangan software ERP itu sendiri. Ada empat tahap perkembangan software ERP yang dikemukakan oleh Leon (2008: 18-20) yaitu:
1. Material Requirement Planning (MRP)
Material Requirement Planning (MRP) merupakan hasil pengolahan atau pemrosesan dari Bill of Material (BOM) yang dimulai pada tahun 1960- an dan mulai terkenal pada tahun 1970-an. Saat itu, orang yang bekerja pada manufaktur dan perencanaan produksi sedang mencari metode yang lebih baik dan lebih efisien untuk memesan bahan baku dan menemukan MRP sebagai solusi sempurna untuk kebutuhan manufaktur dan perencanaan produksi karena mampu memecahkan masalah-masalah utama yang ada.
2. Closed-loop MRP
Sistem MRP berubah menjadi sesuatu sistem yang lebih baik dari hanya sekadar cara untuk memesan. Sistem MRP dapat mengelola tanggal jatuh tempo dari pemesanan dan dapat mendeteksi serta memberikan peringatan ketika suatu barang tidak diterima pada saat tanggal jatuh tempo. Terdapat beberapa tools yang dikembangkan untuk mendukung perencanaan penjualan dan produksi, pengembangan jadwal produksi, peramalan, perencanaan kapasitas, dan pemrosesan pemesanan. Pengembangan tersebut menghasilkan closed-loop MRP, dimana sistem tidak hanya sekedar untuk perencanaan kebutuhan material, tetapi juga dapat untuk mengotomatisasi proses produksi.
3. Manufacturing Resource Planning II (MRP II)
Tahap ketiga perkembangan dari sistem ERP disebut dengan MRP II yang merupakan metode untuk perencanaan yang efektif dari sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan manufaktur. MRP II terbentuk dari kumpulan berbagai fungsi yang saling terhubung, fungsi-fungsi tersebut adalah perencanaan bisnis, perencanaan operasional dan penjualan, manajemen permintaan, perencanaan produksi, master scheduling, perencanaan kebutuhan material, perencanaan kebutuhan kapasitas, serta pelaksanaan sistem pendukung untuk kapasitas dan material. Hasil dari sistem tersebut akan terintegrasi dengan laporan keuangan seperti perencanaan bisnis, laporan pembelian, biaya pengiriman, proyeksi inventory, dan sebagainya.
4. Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP merupakan tahap terakhir dari perkembangan MRP, dimana konsep dasar ERP sama dengan konsep MRP II. Perusahaan software menciptakan ERP dengan sekumpulan proses bisnis yang luas dalam hal ruang lingkup dan memiliki kemampuan untuk menangani beberapa fungsi bisnis tambahan serta integrasi yang baik dan kuat dengan fungsi finansial dan akuntansi. Sistem ERP juga mampu mengintegrasikan tools lain seperti CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), dan sebagainya. Selain itu, ERP juga dapat mendukung proses bisnis yang melibatkan pihak luar perusahaan.
Manfaat ERP
Berikut ini adalah beberapa manfaat penggunaan ERP dalam perusahaan:
1. Visibilitas dan Efektifitas Alur Kerja
Sebelum menggunakan sistem ERP, koordinasi antara beberapa tempat kerja membutuhkan lebih banyak waktu dan tenaga.
Jika ingin memperbarui bagian tertentu dari perusahaan, kamu harus menelepon atau mengunjungi kantor pihak terkait.
Sekarang, dengan sistem ERP, perusahaan mampu merevolusi visibilitas alur kerja dalam perusahaan.
Perusahaan dapat membuka database umum dari ERP untuk mendapatkan detail tentang apa yang terjadi secara real-time.
2. Analisis Data
Untuk menjalankan perusahaan, pengambilan keputusan perlu dipandu oleh data yang akurat.
Nah, ERP jadi solusi untuk menyediakan metode pengumpulan data, analitik, dan pelaporan.
Bahkan ada cara untuk menganalisis data secara real-time untuk membuat perubahan instan pada proses produksi perusahaan.
3. Solusi Penjadwalan
Manfaat selanjutnya adalah mempermudah perusahaan dalam hal penjadwalan.
Perusahaan dapat mengatur shift kerja karyawan, kapan inventaris dikirim, dan kapan waktunya perusahaan menjalani pemeliharaan.
4. Kolaborasi Lintas Departemen
Semakin banyak departemen yang dimiliki perusahaan, semakin penting untuk mengelola komunikasi internal untuk menghindari terjadinya miskomunikasi.
Oleh karena itu, ERP hadir sebagai alat komunikasi yang berfungsi mengatur segala dokumen yang dipindai, file, email, teks, dan rekaman panggilan telepon.
Bahkan ada saluran internal pribadi untuk komunikasi instan.
5. Manajemen Risiko dan Keamanan Data
Sistem ERP juga bermanfaat untuk melindungi perusahaan dari praktik penipuan di era digital.
Jika bisnis suatu perusahaan beroperasi secara online maka perusahaan dapat memberikan keamanan tambahan dengan melakukan audit otomatis dan pemantauan penipuan.
Apalagi jika perusahaan menangani banyak data sensitif. Penggunaan sistem ERP dapat memberikan keamanan dengan menyimpan semua dokumentasi dan komunikasi penting.
Perusahaan juga dapat mengurangi duplikasi data dengan menyimpan semua informasi dalam satu sistem yang kohesif.
6. Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan harus mempertimbangkan beberapa variabel unik dalam kegiatan bisnis mereka.
Apakah perusahaan tersebut bekerja dengan perusahaan berskala internasional?
Lalu, apakah perusahaan secara teratur harus menyerahkan dokumen resmi kepada entitas pemerintah?
Untuk mempermudah perusahaan, ada software ERP dengan modul khusus yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perusahaan.