TMS: Fleet Management Software Pengelola Armada Secara Otomatis

Diperbarui: 16 Des 2021


TMS adalah software fleet management yang merupakan sistem yang mengontrol armada logistik untuk berbagai kendaraan seperti motor, mobil box, truk, kontainer, dan lain-lain.


Dengan menggunakan sistem tersebut, proses pengiriman logistik akan berjalan lebih efektif serta aman.


Saat ini, hampir setiap perusahaan transportasi maupun logistik sangat bergantung pada sistem fleet management. Bagaimana tidak? Tanpa adanya teknologi canggih ini, aktivitas pengelolaan logistik tidak akan berjalan dengan optimal.


Fungsi TMS Sebagai Software Fleet Management


Fungsi utama dari sistem fleet management yang berbasis GPS tracker adalah meningkatkan produktivitas, keamanan armada serta keselamatan pengemudi saat mengantarkan logistik.


Sistem akan bekerja secara objektif dengan memantau seluruh kondisi armada, seperti melacak posisi kendaraan secara real time, pemberitahuan penggunaan bahan bakar, memelihara manajemen kendaraan, dan lainnya.


Sehingga diharapkan dengan menggunakan sistem fleet management, pengguna tidak lagi membuang waktu untuk memantau kondisi armada yang ditangani secara manual.


Secara tak langsung penggunaan fleet management akan mengurangi biaya operasional, karena didalamnya terdapat fitur yang terintegrasi, sehingga tak lagi membutuhkan elemen yang membuang banyak biaya.


Digitalisasi manajemen pada armada membuat kegiatan operasional dan administrasi lebih efektif tanpa menimbulkan kerugian.


Hal ini tentu saja mempermudah perusahaan baik dengan skala kecil, maupun skala besar.


Maka dari itu, saat ini jarang sekali ada perusahaan transportasi dan logistik yang tidak menggunakan sistem fleet management karena kemampuannya yang sangat membantu untuk mengelola kondisi armada.


Mengapa Fleet Management System Penting?


Agar mempermudah kegiatan operasional perusahaan, fleet management system hadir membantu pekerja untuk memanajemen armada.


Kehadirannya membuat para pekerja bisa lebih fokus untuk mengembangkan dan meningkatkan perusahaan dengan kinerja yang lebih baik.


Berikut ini alasan mengapa sistem fleet management sangat penting untuk transportasi logistik:


1. Menghindari Resiko Besar


Tak dapat dipungkiri bahwa tindakan kejahatan akan selalu ada, oknum yang tidak bertanggung jawab seringkali muncul di waktu yang tidak tepat.


Banyaknya kasus pencurian, penyalahgunaan kendaraan, perusakan barang dan tindakan lainnya menjadi pemicu para pekerja untuk selalu berhati-hati.


Salah satu jalan agar terselamatkan dari oknum tersebut adalah dengan selalu waspada.


Tak hanya itu saja, resiko fraud dan penggunaan bahan bakar yang tidak terkontrol bisa membuat perusahaan rugi besar.


Maka dari itu diperlukan fitur seperti driver ID, geofence dan remote immobilizer yang dapat mencegah kejadian tidak diinginkan.


2. Karyawan Lebih Terkontrol


Proses pengiriman barang yang terjadi secara berulang setiap harinya, membuat para pekerja tidak terkontrol.


Hal ini mengakibatkan penjadwalan tidak merata dan tidak sesuai dengan seharusnya, tak jarang terdapat karyawan yang bekerja lebih ekstra daripada karyawan lain karena aturan jadwal yang berantakan.


Namun hal tersebut dapat diatasi jika perusahaan Anda menggunakan sistem fleet management system yang bisa mengatur proses penjadwalan beserta rincian tugas karyawan secara transparan.


Manajer bisa mengatur penjadwalan melalui monitor, tanpa harus memberitahukan secara langsung tugas yang harus dilakukan.


Selain itu proses penjadwalan secara real time, membantu pengiriman mendesak yang dapat diatur secara efisien.


3. Memantau Perilaku Pengemudi


Pemantauan perilaku pengemudi sangat penting demi keberlanjutan bisnis, dengan menggunakan sistem fleet management semua gerakan kendaraan akan terpantau.


Melalui monitor, Anda dapat mengetahui kapan mesin dimatikan atau dinyalakan, serta mengetahui lokasi pengemudi berhenti, hingga penyebab terjadinya kecelakaan.


Dengan memantau perilaku tersebut, Anda dapat mengetahui apakah kendaraan benar dipakai untuk kegiatan operasional atau malah dipakai kepentingan pribadi.


Jika pengemudi terpantau memakainya untuk kegiatan lain, Anda bisa segera menegurnya atau memberikan peringatan, kecuali jika memberitahu dengan alasan yang jelas.


Selain itu, pemantauan ini juga berguna agar pekerja lebih produktif untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik.


4. Administrasi Tersusun Otomatis


Kecanggihan fleet management system memang tak ada duanya, selain dapat membantu kegiatan operasional, terdapat fitur yang membuat proses administrasi lebih mudah.


Kegiatan administrasi yang seharusnya dilakukan berkala secara manual, kini tidak lagi membutuhkan tangan manusia untuk memasukkan datanya ke excel.


Anda tidak perlu khawatir adanya kesalahan memasukan data entry, karena semuanya sudah tersusun melalui rekam digital.


Hal ini membantu pekerja lebih efisien, sehingga proses pengerjaan bisa lebih cepat dan tepat.


5. Pemeliharan Kendaraan Lebih Maksimal


Bagi perusahaan transportasi dan logistik, pemeliharaan kendaraan merupakan sumber pengeluaran yang cukup besar.


Pengeluaran tersebut bisa berupa mengganti oli, perawatan mesin hingga surat-surat penting kendaraan.


Namun dengan menggunakan fleet management system, biaya pengeluaran akan berkurang.


Terdapat notifikasi yang berbunyi seperti alarm untuk mengingatkan maintenance sudah hampir dekat.


Notifikasi tersebut telah diatur untuk menghindari downtime, sehingga kendaraan Anda lebih awet dan berumur panjang.


6. Efisiensi Jarak Tempuh


Jarak tempuh merupakan waktu yang harus dilalui oleh pengemudi saat mengantarkan barang.


Kecepatan kendaraan tergantung dengan kondisi jalanan yang ditempuh, jalanan yang macet tentu saja akan mempengaruhi produktivitas karyawan.


Maka dari itu dengan menggunakan sistem fleet management berbasis GPS tracker, Anda akan terhindar dari kemacetan.


Terdapat monitor yang menampilkan jalanan baik untuk ditempuh atau tidak, sehingga jika kondisi macet Anda bisa merubah rute ke jalan yang lebih cepat.


Cara Kerja Sistem Fleet Management


Fleet management system dapat bekerja secara objektif pada kendaraan melalui perangkat GPS tracker.


Tanpa bantuan GPS tracker, maka sistem tidak akan bekerja, pasalnya GPS membantu sistem fleet management dengan menerima data melalui jaringan GPRS.


Lalu Anda bisa menggunakan PC atau smartphone yang berbasis cloud agar memudahkan manajer, pengemudi hingga karyawan berkoordinasi dengan baik.


Sistem fleet management akan berjalan dengan baik jika karyawan sudah terlatih untuk mengoperasikannya.


McEasy Perusahaan Manajemen dan Pelacakan Logistik Terbaik


McEasy adalah perusahaan perangkat lunak berbasis internet dan GPS yang dapat menjawab kebutuhan operasional logistik perusahaan Anda.


Sudah 4 tahun sejak berdiri kami selalu melakukan riset dengan mengembangkan produk secara berkala, sehingga menciptakan alat GPS tracker terbaik kami.


McEasy adalah solusi yang tepat bagi kendaraan Anda untuk memberikan pelayanan terbaik pada pelanggan. Kami telah membantu lebih dari 300 perusahaan dan 50 lebih industri yang telah terhubung dengan sistem McEasy.


Terdapat produk andalan kami yaitu Transportation Management System (TMS) yang terintegrasi dengan GPS, sensor dan API yang sudah terjamin efektif untuk digunakan perusahaan Anda.


Transportation Management System dapat digabungkan dengan Vehicle Smart Management System (VSMS) dengan mengolah semua data mulai dari data order, alokasi armada, proses pengiriman, cost management hingga invoicing.


Jika Anda tertarik dengan produk kami yang telah terintegrasi dengan fleet management system, segeralah hubungi tim marketing melalui WhatsApp atau mengisi form tertera di website kami. McEasy menyediakan request demo dan free trial khusus Anda yang ingin melihat bagaimana sistem kami bekerja.