6 Best Practice pada Purchase Order Management


Purchase order memainkan peran kunci dalam memastikan Anda memiliki barang dan jasa yang Anda butuhkan untuk menjalankan dan mengembangkan bisnis Anda.


Meskipun mengandalkan proses purchase order manual mungkin berhasil saat bisnis Anda baru saja dimulai, saat Anda melakukan scale up, hal itu menjadi lebih memakan waktu dan membuat frustrasi semua orang yang terlibat. Ini menghambat kemampuan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan.


Menggunakan software purchase order memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi seluruh proses dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang membosankan. Dan itu mengurangi risiko kesalahan.


Dalam artikel ini, kita akan melihat best practice purchase order management yang telah terbukti untuk mengoptimalkan proses PO bisnis Anda, serta cara mengotomatiskannya.


Bagaimana cara kerja proses purchase order?

Proses purchase order yang disederhanakan membuat segalanya tetap berjalan. Ini juga menyediakan jejak audit yang dapat Anda gunakan untuk melacak pengeluaran dan menyelesaikan perselisihan jika diperlukan.


Berikut adalah visualisasi yang menggambarkan cara kerja proses purchase order:



Proses yang tepat untuk bisnis Anda mungkin terlihat berbeda tergantung pada kebutuhan Anda. Misalnya, Anda mungkin meminta VP meninjau pesanan pembelian hanya jika melebihi jumlah tertentu.


Sekarang mari kita lihat praktik terbaik untuk manajemen pesanan pembelian. Ikuti langkah-langkah ini untuk merampingkan proses pembelian dan pengadaan Anda.


6 best practices purchase order management

Menggunakan software otomatisasi dapat meningkatkan efisiensi secara dramatis dengan mempercepat operasi dan membebaskan tim Anda untuk fokus pada pekerjaan yang penting.


Terapkan best practice purchase order management ini untuk meningkatkan operasi bisnis Anda.


1. Berikan Pedoman Tertulis

Jangan meninggalkan karyawan Anda dengan perangkatnya sendiri. Sebaiknya tetapkan pedoman dan aturan yang jelas seputar pesanan pembelian untuk menghindari miskomunikasi.


Buatlah buku pegangan (printed atau ebook) yang merinci seluruh proses purchase order. Ini harus menguraikan alur kerja persetujuan dan menyatakan dengan tepat apa yang terjadi pada setiap langkah.


Pedoman yang jelas memastikan bahwa mereka yang terlibat dalam proses pengadaan mengikuti prosedur yang sama persis. Ini penting untuk mencegah kebingungan dengan vendor karena hal terakhir yang Anda inginkan adalah karyawan mengikuti kebijakan yang berbeda.


Anda juga harus memberikan instruksi inventaris. Misalnya, Anda dapat menentukan bahwa karyawan memiliki wewenang untuk membuat purchase order jika tingkat persediaan mencapai ambang tertentu.


Pastikan untuk menyertakan detail tentang purchase order yang melebihi jumlah dolar tertentu. Berikut adalah contoh alur kerja persetujuan yang diikuti Cornell University untuk proses pembeliannya:



Untuk organisasi Anda, Anda mungkin meminta Chief Financial Officer (CFO) meninjau pembelian yang bernilai $10.000 atau lebih, misalnya. Jika tidak, Anda dapat menunjuk manajer untuk meninjau dan menyetujui pesanan di bawah jumlah tersebut.


Pastikan untuk secara teratur meninjau kembali dan merevisi buku pegangan Anda saat proses atau hubungan vendor Anda berubah.


2. Tinjau purchase order Anda

Purchase order menjadi mengikat secara hukum ketika vendor menerima dan menyetujuinya. Ini melindungi pembeli dan penjual jika ada perselisihan tentang pesanan.


Misalnya, Anda memasukkan purchase order untuk beberapa peralatan kantor. Tetapi pada hari pengiriman yang dijadwalkan, Anda menerima produk yang salah.


Kesalahan terjadi sepanjang waktu. Dalam hal ini, Anda dapat merujuk ke purchase order untuk mengonfirmasi detail dan meminta vendor mengatasi kesalahan tersebut.


Demikian juga, Anda juga terikat secara hukum untuk menegakkan akhir kesepakatan Anda. Vendor dapat mengambil tindakan hukum jika mereka mengirimkan produk dan Anda gagal membayar sesuai dengan persyaratan yang disepakati.


Periksa kembali apakah formulir purchase order Anda menyertakan semua detail penting sebelum mengirimkannya. Ini termasuk:

  1. Informasi perusahaan

  2. Informasi vendor

  3. Tanggal pengiriman yang diharapkan

  4. Syarat pembayaran

  5. Metode pengiriman

  6. Jumlah barang

  7. Jumlah total rupiah

Rincian yang tepat untuk disertakan dalam purchase order Anda akan tergantung pada kebutuhan Anda dan mungkin berbeda untuk setiap vendor.


Berikut adalah contoh purchase order yang dapat Anda tinjau untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang bagaimana dokumen ini diformat:

contoh purchase order


Anda dapat mencoba templat formulir purchase order kami untuk melihat cara kerjanya.


Dapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan utama sebelum Anda menyelesaikan purchase order untuk memastikan Anda tidak melewatkan detail penting apa pun.


3. Otomatiskan Proses purchase order


Proses manual mahal dan tidak efisien. Bahkan menggunakan spreadsheet atau excel untuk mengelola purchase order berisiko karena rentan terhadap kesalahan.


Mengotomatiskan proses purchase order memastikan bahwa tidak ada langkah yang terlewatkan. Ini juga menghemat waktu berharga karyawan Anda yang dapat mereka habiskan untuk tugas-tugas yang lebih produktif (yang tidak dapat diotomatisasi, misalnya).


APQC (American Productivity & Quality Center), otoritas industri pada benchmarking, menemukan perbedaan yang signifikan antara perusahaan yang menggunakan otomatisasi dan yang tidak.


Jawabannya seharusnya tidak mengejutkan Anda:


APQC menemukan bahwa organisasi yang telah mengotomatiskan proses purchase order management memiliki waktu siklus rata-rata 24 jam — waktu yang diperlukan untuk membuat dan mengirimkan PO ke vendor.
Sebaliknya, organisasi yang tidak menggunakan software purchase order dan mengandalkan proses manual memiliki waktu siklus rata-rata 35 jam
Itu waktu yang bisa digunakan untuk tugas-tugas lain.

Dengan software yang tepat, Anda dapat mengotomatiskan seluruh alur kerja persetujuan purchase order ini dan mempersingkat waktu siklus Anda. Anda juga dapat mengotomatiskan manajemen vendor, persetujuan faktur, pesanan penjualan, dan banyak lagi.


Terhubung dengan mulus ke sistem internal Anda menggunakan integrasi API. Formulir purchase order dapat secara otomatis mengimpor informasi vendor dari database SQL yang terhubung, sehingga pengguna tidak perlu membuang waktu dengan entri data manual.


4. Buat conditional routing rules

Purchase order biasanya melalui sejumlah persetujuan sebelum dikirim ke vendor. Memiliki VP atau CFO menyetujui pesanan dengan nilai yang lebih tinggi menjadi masuk akal.


Tetapi meminta mereka menyetujui setiap permintaan pembelian individu untuk jumlah yang lebih kecil bukanlah penggunaan waktu terbaik mereka.


Tingkatkan proses purchase order Anda dengan aturan bersyarat. Misalnya, Anda dapat membuat aturan di mana persetujuan dari VP atau CFO hanya diperlukan jika PO melebihi jumlah tertentu.


5. Gunakan basis data vendor

Menghubungkan formulir web Anda ke database SQL menggunakan integrasi software porchase order akan mengurangi entri data manual, menghasilkan lebih sedikit kesalahan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Integrasi juga memungkinkan data formulir dan jejak audit disimpan secara otomatis ke database untuk pengambilan di masa mendatang.


6. Integrasikan dengan document management systems

Electronic document management system (EDMS) adalah komponen kunci dari setiap proyek otomasi. Sebuah studi industri tentang proses yang rusak menemukan bahwa 49% pekerja mengatakan mereka kesulitan menemukan dokumen.


EDMS terpusat menyimpan semua purchase order elektronik dan membuat jejak audit. Ini dapat berguna jika seorang karyawan perlu menemukan PO untuk memverifikasi detail tertentu atau jika organisasi Anda diaudit.


Software purchase order yang baik harus terintegrasi dengan berbagai sistem manajemen dokumen seperti SharePoint, Xerox DocuShare, dan lainnya. Unggah PO yang ditandatangani secara elektronik bersama dengan dokumen pendukung (lampiran) ke EDMS Anda dan gunakan data formulir untuk mengindeksnya secara otomatis agar mudah diambil.