Apa Saja yang Dilakukan Seorang Fleet Manager?

Tugas utama seorang manajer armada dan keterampilan apa yang diperlukan untuk unggul dalam peran ini

 

Manajer armada, juga disebut sebagai manajer transportasi, adalah spesialis logistik yang memainkan peran penting dalam industri transportasi. Untuk menjadi manajer armada yang sukses, ada beberapa persyaratan seperti keterampilan, pengalaman dan pengetahuan untuk ikut bermain.


Tapi apa yang dilakukan manajer armada dan tantangan apa yang mereka hadapi?


Artikel ini akan menyoroti keterampilan, tugas, dan tantangan yang dihadapi oleh manajer armada, serta solusi perangkat lunak yang dapat sepenuhnya merevolusi operasional armada.


Apa itu manajer armada?



Manajer armada adalah individu yang bertanggung jawab untuk mengendalikan setiap aspek armada bisnis, mulai dari perekrutan dan SDM hingga memastikan efisiensi armada yang optimal.


Sederhananya, peran manajer armada adalah mengelola kendaraan perusahaan, menjaga pengemudi tetap produktif, dan memberikan pelatihan tambahan bagi karyawan yang perlu meningkatkan kinerjanya. Belum lagi catatan detail servis dan inspeksi, serta perawatan kendaraan untuk menghindari downtime yang tidak perlu.


Sepertinya banyak? Menjadi manajer armada bukanlah tugas yang mudah yang disertai dengan daftar tanggung jawab yang berkelanjutan. Dalam paragraf berikut, kita akan melihat apa tugas utama seorang manajer armada dan keterampilan apa yang diperlukan untuk unggul dalam peran ini.


Keterampilan manajer armada



Untuk menjadi manajer armada, ada sejumlah keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sukses. Ini termasuk:


1. Keterampilan komunikasi dan interpersonal yang hebat

Manajer armada harus mampu bernegosiasi dengan pemasok, serta menjadi pendengar dan pembicara yang aktif. Ini semua berguna saat melaporkan, berkolaborasi, dan bernegosiasi dengan orang lain.


2. Tahu cara membaca neraca dan membuat anggaran armada

Ini bukan hanya email. Manajer armada harus berurusan dengan pesan konstan, spreadsheet, dan aplikasi yang relevan dengan departemen mereka.


Manajer armada juga harus terbiasa dengan perangkat lunak yang berspesialisasi dalam pengoptimalan rute dan manajemen rantai pasokan. Ini adalah salah satu cara terbaik untuk menyiapkan armada untuk sukses.


3. Skill kepemimpinan

Mengingat manajer armada bertanggung jawab atas transportasi, apakah itu bagian inti dari bisnis atau hanya segmen, mereka harus memiliki kemampuan untuk mengawasi dan menganalisis kinerja anggota tim dalam sejumlah peran.


4. Sadar akan peraturan dan undang-undang (misalnya undang-undang keselamatan) yang relevan dengan departemen

Untuk menjadi manajer armada yang baik, Anda harus memiliki pengetahuan tentang hukum dan peraturan yang berkaitan dengan departemen tertentu. Dengan begitu operasional armada dapat berjalan lancar tanpa ada kendala.




Tugas manajer armada

1. Akuisisi dan pemeliharaan kendaraan armada

Manajer armada bertanggung jawab untuk memastikan bisnis memiliki jenis dan jumlah kendaraan yang benar yang beroperasi dengan aman dan benar.


Manajer armada membeli atau menyewa kendaraan yang memenuhi persyaratan transportasi tertentu. Ini termasuk:

  • Jarak tempuh

  • Kapasitas

  • Jenis

Mereka kemudian harus mengatur perawatan yang konsisten (pemeliharaan preventif) sepanjang durasi kendaraan, dengan memprioritaskan keselamatan pengemudi dan kinerja armada.


2. Lisensi dan dokumen kendaraan

Lisensi dan dokumen bukanlah hal yang mudah bagi bisnis transportasi dan truk. Sebuah studi tahun 2019 menyoroti bahwa 27,2% perusahaan truk berurusan dengan kepatuhan Jam Layanan.


Hal ini terlihat pada maskapai penerbangan jarak jauh mengingat banyaknya peraturan yang harus dipatuhi.


3. Manajemen pengemudi

Mengelola pengemudi adalah tugas lain yang harus dilakukan oleh manajer armada bisnis. Ini melibatkan hal berikut:

  • Mempekerjakan

  • Pelatihan

  • Jadwal pengemudi yang efisien

  • Komunikasi sehari-hari

  • Manajemen rute

  • Mengalokasikan pemberhentian

Di perusahaan yang jauh lebih besar, peran ini dapat dipenuhi oleh operator armada. Namun, perusahaan yang lebih kecil sering kali berperan sebagai manajer dan petugas operator.


4. Meningkatkan efisiensi operasional

Salah satu tugas utama manajer armada adalah mengawasi dan menganalisis kinerja armada dengan tujuan meningkatkan metode dan produktivitas seluruh armada.


Meninjau catatan pengemudi adalah cara yang bagus untuk melihat apakah pengemudi mengikuti rute yang benar dan apakah ada masalah yang terjadi. Ini termasuk ketidakhadiran pengemudi, kecelakaan kendaraan dan pengiriman yang tidak terpenuhi.


Mengintegrasikan perangkat lunak manajemen pengiriman seperti Locate2u adalah cara yang bagus untuk merampingkan alur kerja setiap hari.


5. Tanggung jawab tambahan

  • Buat dan jalankan kebijakan armada

  • Mengalokasikan kendaraan perusahaan kepada pengemudi

  • Cari metode untuk mengurangi biaya dan membuat keputusan yang lebih hemat biaya

  • Kepatuhan dengan persyaratan peraturan dan undang-undang


Tantangan manajer armada

1. Merencanakan dan mengoptimalkan rute yang paling efisien

Merencanakan rute pengiriman yang paling efektif waktu dan biaya untuk pengemudi adalah proses yang panjang bagi manajer armada yang dapat menghabiskan waktu berjam-jam dalam sehari. Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan untuk mengurangi jarak tempuh, konsumsi bahan bakar dan keausan pada kendaraan perusahaan.


Daripada bertahan dengan ketidaknyamanan, pengoptimalan rute adalah solusi yang dapat dimanfaatkan oleh manajer armada. Teknologi canggih ini dapat mengoptimalkan rute yang dibangun hanya dalam hitungan menit!

  • Ketersediaan pengemudi

  • Lalu lintas dan kondisi cuaca

  • Tipe kendaraan

  • Jumlah pengiriman

  • Lokasi

  • Semua faktor ini dikerjakan untuk pengguna sehingga mereka dapat bekerja di area bisnis lainnya, mengurangi biaya operasional.

2. Membuat pengemudi senang

Seperti halnya peran pengelolaan apa pun, membuat karyawan Anda senang adalah kunci untuk menghindari tingkat turnover yang tinggi. Semakin mudah bagi pengemudi untuk bekerja di bawah manajer armada yang empatik, terorganisir, dan cerdas yang prioritasnya adalah membuat pekerjaan mereka semudah mungkin.


Menyeimbangkan beban kerja, meminimalkan lembur, dan memaksimalkan penggunaan pengemudi hanyalah beberapa komponen yang mungkin berkontribusi pada kepuasan pengemudi.


Plus! Pengemudi akan ingin bekerja lebih produktif jika manajer mereka mewujudkan nilai-nilai yang disebutkan di atas. Lagi pula, pengemudi mewakili perusahaan, jadi jika mereka senang, mereka lebih cenderung memberi pelanggan pengalaman pengiriman yang luar biasa.


3. Mengurangi waktu henti (idle) kendaraan

Agar armada dapat beroperasi dengan lancar, pemeliharaan preventif adalah suatu keharusan. Ini penting untuk mengurangi potensi perbaikan mendesak, kerusakan kendaraan, dan meningkatkan umur panjang kendaraan dalam armada.


Pengelola armada dapat meminimalkan kemungkinan kerusakan kendaraan dengan memiliki perangkat lunak telematika yang berkualitas. Tambahkan itu dengan dosis kehati-hatian yang sehat dan Anda memiliki sistem manajemen armada yang hebat.


4. Melacak kinerja pengemudi dan penggunaan kendaraan

Mari kita hadapi itu. Manajer armada tidak memiliki kekuatan super yang memungkinkan mereka melacak kinerja setiap pengemudi dan penggunaan kendaraan. Ini adalah tugas yang sangat berat di mana hal-hal dapat terbang di bawah radar seperti konsumsi bahan bakar yang berlebihan dan mengemudi yang berbahaya.


Sistem pelacakan GPS Locate2u memungkinkan manajer armada melihat apakah pengemudi mengerem dengan keras, terus-menerus berhenti, melaju kencang, dan berbelok tajam. Informasi ini dapat diakses semua di satu tempat, memungkinkan pengguna untuk melakukan perbaikan pada sistem mereka untuk mengurangi biaya bahan bakar dan meningkatkan umur kendaraan.


Alat utama untuk manajer armada



Menjadi manajer armada cukup menantang jadi mengapa tidak membuat hidup sedikit lebih mudah dengan menggunakan Transportation Management System atau TMS dari McEasy?


TMS adalah solusi manajemen armada yang memungkinkan Anda memantau operasional armada, melacak kendaraan, mengelola pemeliharaan armada reguler, dan banyak lagi!


Akses optimasi rute, pelacakan gps, bukti pengiriman, manajemen pemesanan, penilaian pengemudi, dll. untuk pengalaman yang lebih baik.


Hubungi tim kami dan pelajari lebih lanjut tentang bagaimana McEasy dapat meningkatkan kinerja armada Anda.